Votre solution de GED Suisse pour une gestion documentaire intelligente, sécurisée et conforme

Qu’est-ce qu’une GED et pourquoi choisir une solution hébergée en Suisse ?

• Numériser et archiver les documents papier
• Classer automatiquement les fichiers entrants (PDF, Word, e-mails, etc.) provenant de différentes sources. L’utilisation de mots clés permet de faciliter la recherche et l’indexation rapide des documents.
• Automatiser les workflows de validation ou de traitement
• Assurer la traçabilité et la sécurité des données sensibles
• Faciliter l’accès aux informations pour vos équipes
• Bénéficier d’un logiciel GED performant offrant des fonctionnalités avancées telles que la gestion des accès, la gestion fine des droits d’accès, la reconnaissance de caractères, la visualisation et la mobilité des documents

La solution Doc.SERIES s’adapte à toute organisation, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité.

La mise en place de la solution GED Doc.SERIES est simple et rapide, permettant une transition fluide vers la dématérialisation.

Vous profitez d’une capacité de stockage sécurisé pour l’ensemble de vos documents numériques.

Les documents sont hébergés dans un lieu sécurisé en Suisse, garantissant la confidentialité et la disponibilité des données.

Doc.SERIES propose une diversité de services pour répondre à tous vos besoins de gestion documentaire.

La GED optimise l’utilisation des ressources internes de votre entreprise, améliorant ainsi la productivité.

L’intégration possible avec un ERP permet d’automatiser les processus métier et de centraliser la gestion documentaire.

Avec Doc.SERIES, vous avez l’assurance d’utiliser une solution 100 % suisse, respectueuse de la souveraineté des données et hébergée sur des infrastructures locales fiables.

La conformité stricte avec les normes est assurée, avec le respect des obligations réglementaires et légales. L’archivage garantit la préservation de l’intégrité des documents tout au long de leur cycle de vie.

Comprendre le cycle de vie documentaire : de la création à l’archivage

Le cycle de vie documentaire constitue la colonne vertébrale de toute démarche de gestion électronique de documents (GED) au sein d’une entreprise, d’une administration ou d’une institution. Il s’agit d’un ensemble de processus qui encadrent chaque document, depuis sa création jusqu’à son archivage ou sa destruction, en passant par des phases clés telles que la révision, l’approbation, la diffusion et la conservation.

Dès la création d’un document, qu’il s’agisse d’un contrat, d’un courrier, d’un dossier RH ou d’un rapport métier, la gestion électronique de documents permet d’assurer un classement structuré et une circulation fluide de l’information. Chaque étape du cycle de vie est essentielle : la révision garantit la qualité et la pertinence des contenus, l’approbation formalise la validation par les parties prenantes, tandis que la diffusion assure un accès contrôlé aux collaborateurs concernés. La conservation, quant à elle, répond aux exigences réglementaires et métiers en matière de durée de vie des documents, tout en facilitant leur consultation ultérieure.

L’archivage électronique intervient en bout de chaîne pour préserver l’intégrité, l’authenticité et la fiabilité des documents sur le long terme. Ce processus est crucial pour garantir la conformité de l’organisation, mais aussi pour valoriser le patrimoine informationnel de l’entreprise ou de l’administration. Une gestion rigoureuse du cycle de vie documentaire optimise non seulement la performance des processus métier, mais renforce également la gouvernance de l’information et la sécurité des données.

En adoptant une solution de GED adaptée, chaque institution bénéficie d’une maîtrise totale sur le cycle de vie de ses documents, assurant ainsi une gestion efficace, conforme et pérenne de ses ressources documentaires.

Une GED modulaire et évolutive, conçue pour s’adapter à vos besoins

Doc.SERIES propose une suite logicielle modulaire pour s’adapter précisément à vos enjeux :La solution s’intègre facilement à différents systèmes d’information existants, qu’il s’agisse de systèmes de gestion de contenu d’entreprise ou de systèmes documentaires, en tenant compte de la stratégie d’entreprise, du budget et des ressources internes.Elle offre également une grande richesse de fonctionnalités, telles que la numérisation, l’impression, la copie et la connectivité, essentielles pour optimiser la gestion électronique de documents et l’intégration au système d’information de l’entreprise. Grâce à l’automatisation, la solution permet de rationaliser chaque tâche documentaire, assurant ainsi une gestion plus fluide et conforme. De plus, elle favorise l’optimisation du travail collaboratif et individuel, améliorant la productivité des équipes au quotidien.

Doc.ECM – La gestion documentaire collaborative

Gérez le cycle de vie complet de vos documents, avec une gestion fine des droits d’accès, des versions, et des processus de validation.

La solution favorise la collaboration entre collaborateurs en facilitant le partage d’informations et la coordination des équipes autour des documents. Elle intègre des fonctionnalités avancées de travail collaboratif, permettant aux utilisateurs de partager, annoter et discuter des documents en ligne pour optimiser la gestion documentaire en équipe.

Elle permet également de gérer précisément les droits d’accès des différents utilisateurs, assurant ainsi la sécurité et la conformité des échanges documentaires.

Chaque utilisateur bénéficie d’un accompagnement personnalisé pour une expérience optimale dans l’utilisation de la GED.

Doc.Capture – L’automatisation de la numérisation

Automatisez la capture, la séparation et l’indexation des documents grâce à l’OCR et à l’intelligence artificielle.

La reconnaissance automatique des données via la reconnaissance optique de caractères (OCR) permet d’identifier et d’extraire efficacement les informations contenues dans les documents numérisés. La solution prend également en charge la dématérialisation et le traitement automatisé des fax, permettant leur classification et leur distribution au sein du système de gestion documentaire.

Le système offre également la possibilité d’effectuer des recherches textuelles avancées dans l’ensemble des documents numériques, facilitant ainsi l’accès rapide à l’information.

Grâce à l’automatisation, il devient possible de gérer de grands volumes de documents, réduisant les risques d’erreurs et optimisant la productivité.

Doc.Office & Doc.Desktop – Intégration Windows & MS Office

Classez vos documents depuis Word, Excel, Outlook ou même par simple glisser-déposer depuis votre bureau.

La solution permet également de classer et de gérer facilement les documents reçus par e-mail, facilitant ainsi le partage et la réception d’informations.

Doc.Mobility – Accès mobile sécurisé

Consultez, signez et commentez vos documents en toute sécurité depuis votre smartphone ou tablette.

Doc.VPrinter & Doc.Convert – Conversion PDF/A & impressions virtuelles

Générez des PDF conformes à l’archivage numérique, traçables et interrogeables.

La solution permet également de réaliser des copies numériques de haute qualité, essentielles pour une gestion documentaire efficace. Elle prend en charge des documents de différentes tailles lors de la conversion ou de l’impression, garantissant ainsi une grande flexibilité pour tous vos besoins en GED.

Une solution GED sécurisée et conforme aux normes suisses

Doc.SERIES est conforme aux standards de sécurité et de confidentialité les plus exigeants. Doc.SERIES est également une solution complète de gestion électronique de documents (GED), permettant une organisation optimale des contenus numériques de votre entreprise. Nos serveurs sont hébergés en Suisse, et toutes nos solutions respectent :

• Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)
• Les exigences de l’OFIT (pour les administrations)
• Les normes ISO relatives à l’archivage électronique

La sécurité du contenu de vos documents numériques est ainsi garantie à chaque étape de leur cycle de vie. Notre GED assure également une gestion efficace des contenus électroniques, tout en respectant les exigences légales et réglementaires en vigueur.

Votre entreprise bénéficie ainsi d’une solution pérenne, évolutive et totalement souveraine.

La traçabilité documentaire : un pilier de la conformité et de la transparence

La traçabilité documentaire occupe une place centrale dans la gestion électronique des documents (GED) moderne. Grâce à des outils performants, chaque document au sein de l’entreprise bénéficie d’un suivi complet tout au long de son cycle de vie. De la création à l’archivage, en passant par chaque modification, consultation ou transfert, chaque action effectuée sur un document est enregistrée, journalisée et tracée de manière sécurisée et transparente.

Cette gestion rigoureuse des accès et des traitements garantit que chaque étape des processus métier est documentée et vérifiable. Ainsi, il devient possible de retracer précisément qui a consulté, modifié ou validé un document à tout moment, renforçant la confiance au sein des équipes et auprès des partenaires externes.

La traçabilité documentaire s’impose comme un atout majeur pour répondre aux exigences de conformité, notamment dans des secteurs fortement réglementés. Elle facilite également les audits internes et externes, tout en apportant une transparence accrue dans la gestion quotidienne des informations. En adoptant une solution de GED dotée de fonctions avancées de traçabilité, votre entreprise se dote d’un levier puissant pour optimiser ses processus, sécuriser ses données et garantir la fiabilité de son système documentaire.

Quels types de documents pouvez-vous gérer avec Doc.SERIES ?

Notre solution GED suisse prend en charge tous les flux documentaires de l’entreprise :
Elle gère tous les types de documents, quels que soient leur format ou leur usage, pour s’adapter à chaque besoin métier.
Notre solution est conçue pour traiter un volume important de documents générés quotidiennement au sein de l’entreprise.

• Factures fournisseurs : intégration comptable automatisée
• Dossiers RH : centralisation, accès restreint, notifications automatiques
• Courrier entrant/sortant : numérisation et distribution numérique
• Contrats : versioning, signatures électroniques, archivage sécurisé
• Dossiers clients et commerciaux : historisation et suivi précis

Chaque module peut être activé selon les besoins spécifiques de votre secteur d’activité.
Doc.SERIES répond efficacement aux problèmes courants de gestion documentaire, tels que la dispersion des informations ou la difficulté d’accès, en optimisant la gestion des volumes et la diversité des types de documents.

Ils nous font confiance : administrations, banques, assurances, PME

Plus de 1’000 entreprises et institutions en Suisse utilisent Doc.SERIES pour gagner du temps, renforcer leur conformité et simplifier la gestion documentaire.
Parmi nos clients :

• Des communes et villes pour la gestion des courriers et délibérations
• Des établissements bancaires et compagnies d’assurance pour le traitement automatisé des documents réglementaires
• Des industries suisses pour la traçabilité documentaire et la conformité qualité

Les bénéfices concrets de notre GED suisse

• Gain de temps grâce à la recherche plein texte et au classement intelligent
• Réduction des erreurs via l’automatisation des processus
• Amélioration de la productivité des équipes internes
• Conformité renforcée avec les normes locales et européennes
• Réduction des coûts d’archivage et de traitement manuel

Pourquoi choisir Doc.SERIES ?

Acteur majeur de la GED en Suisse, Doc.SERIES s’appuie sur 20 ans d’expérience, une équipe d’experts métiers, et un service client de proximité.
Nos valeurs :

• Compréhension des besoins métiers
• Expertise technique approfondie
• Solutions évolutives
• Support local réactif et formation continue

Demandez votre démonstration gratuite

Vous souhaitez découvrir concrètement comment Doc.SERIES peut répondre à vos besoins en GED ?
Contactez-nous pour une démo personnalisée ou un audit documentaire gratuit.