¿Cansado de perder tiempo buscando sus documentos?
Su solución EDM suiza para una gestión de documentos inteligente, segura y conforme a las normas
En un mundo en el que la digitalización de los procesos se ha convertido en una cuestión clave, disponer de un sistema de gestión electrónica de documentos (GED) de alto rendimiento ya no es un lujo, sino una necesidad. El principal objetivo de la gestión de documentos es procesar el creciente volumen de información de forma eficiente, garantizando al mismo tiempo que los documentos sean fácilmente accesibles, fiables y estén debidamente archivados. Gracias a nuestra experiencia en el campo de la gestión documental en Suiza, comprendemos los retos específicos de cada sector. En Doc.SERIES, estamos desarrollando una solución suiza de GED altamente adaptable y diseñada para satisfacer los requisitos de empresas, autoridades locales y administraciones. Nuestra solución también apoya a las empresas en su proceso de desmaterialización, facilitando la transformación digital de la gestión de documentos. El funcionamiento de nuestra solución EDM se basa en la automatización, organización y seguridad de los flujos documentales, garantizando una gestión fluida y eficaz. La implantación de nuestra solución EDM es una etapa clave, que requiere una planificación rigurosa y un acompañamiento personalizado para garantizar el éxito del proyecto.
Ya sea una PYME, un banco, una administración local o una compañía de seguros, nuestras herramientas de GED le permiten centralizar, clasificar, archivar y recuperar todos sus documentos empresariales en unos pocos clics, garantizando al mismo tiempo el estricto cumplimiento de las normas suizas y europeas (RGPD). Doc.SERIES es una herramienta tecnológica centralizada y colaborativa que facilita la gestión documental dentro de su organización. Existen diferentes formas de implantar una gestión documental eficaz, en función de la estructura y las necesidades de cada empresa. Gracias a una tecnología innovadora, nuestra solución optimiza la automatización y digitalización de los procesos documentales. Nuestra solución se adapta al uso específico de cada empresa, permitiendo una integración a medida y una adopción más sencilla por parte de los usuarios. Como resultado, podrá dedicar una parte importante de sus recursos y de su tiempo a tareas de alto valor añadido, reduciendo al mismo tiempo los errores asociados a la gestión manual. Por último, Doc.SERIES mejora la colaboración entre sus equipos y ofrece una experiencia de usuario óptima, combinando facilidad de acceso, seguridad y conformidad. La adopción de buenas prácticas de gestión documental es esencial para garantizar el rendimiento, la seguridad y la conformidad de su organización.
Más de 1000 clientes satisfechos ⭐⭐⭐⭐⭐
¿Qué es un GED y por qué elegir una solución alojada en Suiza?
- Digitalización y archivo de documentos en papel
- Clasifique automáticamente los archivos entrantes (PDF, Word, correos electrónicos, etc.) procedentes de distintas fuentes. El uso de palabras clave facilita la búsqueda e indexación rápida de documentos.
- Automatice los flujos de trabajo de validación o procesamiento
- Garantizar la trazabilidad y seguridad de los datos sensibles
- Facilite a sus equipos el acceso a la información
- Benefíciese de un software EDM de alto rendimiento que ofrece funciones avanzadas como la gestión de accesos, la gestión precisa de los derechos de acceso, el reconocimiento de caracteres, la visualización de documentos y la movilidad.
La solución Doc.SERIES puede adaptarse a cualquier organización, sea cual sea su tamaño o sector de actividad.
La solución Doc.SERIES EDM es rápida y fácil de implantar, lo que permite una transición fluida a los procesos sin papel.
Se beneficiará de una capacidad de almacenamiento segura para todos sus documentos digitales.
Los documentos se alojan en un lugar seguro en Suiza, lo que garantiza la confidencialidad y disponibilidad de los datos.
Doc.SERIES ofrece una gama de servicios para satisfacer todas sus necesidades de gestión de documentos.
EDM optimiza el uso de los recursos internos de su empresa, mejorando la productividad.
Puede integrarse con un sistema ERP para automatizar los procesos empresariales y centralizar la gestión de documentos.
Con Doc.SERIES, puede estar seguro de utilizar una solución 100% suiza que respeta la soberanía de los datos y se aloja en infraestructuras locales fiables.
Se garantiza el estricto cumplimiento de las normas, respetando las obligaciones reglamentarias y legales. El archivado garantiza la integridad de los documentos durante todo su ciclo de vida.
Comprender el ciclo de vida de los documentos: de la creación al archivo
El ciclo de vida de los documentos es la espina dorsal de cualquier planteamiento de gestión electrónica de documentos (GED) en una empresa, administración o institución. Consiste en un conjunto de procesos que rigen cada documento, desde su creación hasta su archivo o destrucción, pasando por fases clave como la revisión, la aprobación, la distribución y la conservación.
Desde el momento en que se crea un documento, ya sea un contrato, una carta, un expediente de RRHH o un informe empresarial, la gestión electrónica de documentos garantiza un archivo estructurado y un flujo fluido de la información. Cada etapa del ciclo de vida es esencial: la revisión garantiza la calidad y pertinencia del contenido, la aprobación formaliza la validación por las partes interesadas, mientras que la distribución asegura el acceso controlado de los empleados afectados. La conservación, por su parte, responde a las exigencias reglamentarias y empresariales en términos de vida útil de los documentos, al tiempo que facilita su consulta futura.
El archivo electrónico se sitúa al final de la cadena para preservar la integridad, autenticidad y fiabilidad de los documentos a largo plazo. Este proceso es crucial no sólo para garantizar el cumplimiento de las normas de la organización, sino también para aumentar el valor de los activos de información de la empresa o la autoridad pública. Una gestión rigurosa del ciclo de vida de los documentos no sólo optimiza el rendimiento de los procesos empresariales, sino que también refuerza la gobernanza de la información y la seguridad de los datos.
Al adoptar una solución de GED adecuada, cada institución se beneficia de un control total sobre el ciclo de vida de sus documentos, lo que garantiza una gestión eficaz, conforme y a largo plazo de sus recursos documentales.
Una EDM modular y escalable diseñada para adaptarse a sus necesidades
Doc.SERIES ofrece una suite de software modular para adaptarse con precisión a sus retos:La solución se integra fácilmente con los diferentes sistemas de información existentes, ya sean sistemas de gestión de contenidos empresariales o sistemas documentales, teniendo en cuenta la estrategia, el presupuesto y los recursos internos de la empresa.También ofrece una gran cantidad de funciones, como escaneado, impresión, copia y conectividad, esenciales para optimizar la gestión de documentos electrónicos y la integración con el sistema de información de la empresa. Gracias a la automatización, la solución agiliza todas las tareas documentales, garantizando una gestión más fluida y conforme a las normas. Además, ayuda a optimizar el trabajo colaborativo e individual, mejorando la productividad de los equipos en el día a día.
Doc.ECM - Gestión documental colaborativa
Gestione todo el ciclo de vida de sus documentos, con una gestión detallada de los derechos de acceso, las versiones y los procesos de validación.
La solución fomenta la colaboración entre empleados facilitando el intercambio de información y la coordinación de equipos en torno a los documentos. Incorpora funciones avanzadas de trabajo colaborativo, que permiten a los usuarios compartir, anotar y debatir documentos en línea para optimizar la gestión de documentos en equipo.
También permite gestionar con precisión los derechos de acceso de los distintos usuarios, garantizando la seguridad y la conformidad de los intercambios de documentos.
Cada usuario se beneficia de un apoyo personalizado para garantizar la mejor experiencia posible al utilizar el GED.
Doc.Capture - Digitalización automatizada
Automatice la captura, separación e indexación de documentos con OCR e inteligencia artificial.
El reconocimiento automático de datos mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR) permite identificar y extraer eficazmente la información contenida en los documentos escaneados. La solución también admite la desmaterialización y el tratamiento automatizado de faxes, lo que permite clasificarlos y distribuirlos dentro del sistema de gestión de documentos.
El sistema también permite realizar búsquedas avanzadas de texto en todos los documentos digitales, lo que facilita el acceso rápido a la información.
La automatización permite gestionar grandes volúmenes de documentos, reduciendo el riesgo de errores y maximizando la productividad.
Doc.Office & Doc.Desktop - Integración de Windows y MS Office
Archive sus documentos desde Word, Excel, Outlook o incluso simplemente arrastrándolos y soltándolos desde su escritorio.
La solución también facilita la clasificación y gestión de los documentos recibidos por correo electrónico, lo que facilita compartir y recibir información.
Doc.Mobility - Acceso móvil seguro
Visualiza, firma y comenta tus documentos de forma segura desde tu smartphone o tablet.
Doc.VPrinter & Doc.Convert - Conversión PDF/A e impresión virtual
Genere PDF conformes con el archivado digital, con capacidad de seguimiento y de búsqueda.
La solución también produce copias digitales de alta calidad, esenciales para una gestión eficaz de los documentos. Maneja documentos de distintos tamaños al convertirlos o imprimirlos, lo que garantiza una gran flexibilidad para todas sus necesidades de EDM.
Una solución EDM segura que cumple las normas suizas
Doc.SERIES cumple las normas de seguridad y confidencialidad más exigentes. Doc.SERIES es también una solución completa de gestión electrónica de documentos (GED), que permite organizar de forma óptima los contenidos digitales de su empresa. Nuestros servidores están alojados en Suiza y todas nuestras soluciones cumplen la normativa :
- El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos)
- Requisitos OFIT (para las administraciones)
- Normas ISO de archivo electrónico
La seguridad del contenido de sus documentos digitales está garantizada en todas las etapas de su ciclo de vida. Nuestra GED también garantiza una gestión eficaz de los contenidos electrónicos, cumpliendo al mismo tiempo los requisitos legales y reglamentarios vigentes.
Su empresa se beneficia de una solución a largo plazo, escalable y totalmente segura.
Trazabilidad documental: un pilar del cumplimiento y la transparencia
La trazabilidad de los documentos desempeña un papel fundamental en la moderna gestión electrónica de documentos (GED). Gracias a herramientas de alto rendimiento, cada documento de una empresa puede ser objeto de un seguimiento completo a lo largo de su ciclo de vida. Desde la creación hasta el archivo, pasando por cada modificación, consulta o transferencia, cada acción llevada a cabo sobre un documento queda registrada, protocolizada y rastreada de forma segura y transparente.
Esta gestión rigurosa del acceso y el tratamiento garantiza que cada etapa del proceso empresarial esté documentada y sea verificable. De este modo, es posible saber exactamente quién ha consultado, modificado o validado un documento en cualquier momento, lo que refuerza la confianza dentro de los equipos y con los socios externos.
La trazabilidad documental es una baza importante para cumplir los requisitos de conformidad, sobre todo en sectores muy regulados. También facilita las auditorías internas y externas, al tiempo que aporta una mayor transparencia en la gestión cotidiana de la información. Al adoptar una solución de GED con funciones avanzadas de trazabilidad, su empresa dispondrá de una potente palanca para optimizar sus procesos, asegurar sus datos y garantizar la fiabilidad de su sistema documental.
¿Qué tipos de documentos puede gestionar con Doc.SERIES?
Nuestra solución Swiss EDM gestiona todos los flujos documentales de su empresa:
Gestiona todo tipo de documentos, sea cual sea su formato o uso, para adaptarse a todas las necesidades de la empresa.
Nuestra solución está diseñada para gestionar el gran volumen de documentos que se generan a diario en la empresa.
- Facturas de proveedores: integración contable automatizada
- Expedientes de RRHH: centralización, acceso restringido, notificaciones automáticas
- Correo entrante/saliente: digitalización y distribución digital
- Contratos: versionado, firma electrónica, archivo seguro
- Archivos de clientes y ventas: historial y seguimiento precisos
Cada módulo puede activarse en función de las necesidades específicas de su sector de actividad.
Doc.SERIES ofrece una respuesta eficaz a los problemas habituales de gestión de documentos, como la dispersión de la información o la dificultad de acceso, optimizando la gestión de volúmenes y la diversidad de tipos de documentos.
Confían en nosotros: administraciones públicas, bancos, aseguradoras, PYME, etc.
Más de 1.000 empresas e instituciones de Suiza utilizan Doc.SERIES para ahorrar tiempo, mejorar el cumplimiento y simplificar la gestión de documentos.
Entre nuestros clientes:
- Las ciudades gestionarán la correspondencia y las deliberaciones
- Bancos y aseguradoras para la tramitación automatizada de documentos reglamentarios
- Industrias suizas para la trazabilidad de documentos y la conformidad de la calidad
Las ventajas concretas de nuestra Swiss EDM
- Ahorre tiempo con la búsqueda de texto completo y el archivado inteligente
- Reduzca los errores automatizando los procesos
- Mejorar la productividad de los equipos internos
- Mayor cumplimiento de las normas locales y europeas
- Reducción de los costes de archivo y tratamiento manual
¿Por qué elegir Doc.SERIES?
Actor principal de la electroerosión en Suiza, Doc.SERIES cuenta con 20 años de experiencia, un equipo de expertos comerciales y un servicio de atención al cliente local.
Nuestros valores :
- Comprender las necesidades de la empresa
- Profundos conocimientos técnicos
- Soluciones escalables
- Apoyo local receptivo y formación continua
Solicite su demostración gratuita
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Más de 1.000 empresas confían en nosotros para gestionar sus documentos.
