Gestión general de documentos
La gestión documental general es un pilar fundamental de la estructura interna de cualquier empresa. Permite organizar, almacenar y recuperar fácilmente los documentos administrativos dentro de una biblioteca digital. Entre estos documentos se incluyen los que no están integrados en flujos de trabajo específicos, como facturas de proveedores, expedientes de RRHH, contratos, etc. En un mundo cada vez más digital, la Gestión Electrónica de Documentos (GED) es la clave para una gestión eficaz y segura de los documentos. Está demostrando ser un activo clave para garantizar una trazabilidad óptima, una mejor accesibilidad y un ahorro de tiempo considerable.
Presentación
El EDM transforma los documentos en papel en archivos digitales, al tiempo que se ocupa de los que ya están en formato digital, creando una biblioteca digital bien organizada. Utiliza tecnologías avanzadas, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), para facilitar la búsqueda y el acceso a los documentos. Gracias a la gestión de versiones, el control de acceso y los mecanismos de auditoría, la GED garantiza la integridad y confidencialidad de los documentos. También fomenta la colaboración dentro y fuera de la empresa al simplificar el intercambio de documentos y la recogida de firmas electrónicas. La implantación de un sistema EDM para documentos generales moderniza la gestión de documentos y favorece el cumplimiento de la normativa.
Ventajas de la gestión electrónica de documentos generales
Optimización del espacio: Reducción del espacio necesario para el almacenamiento físico, lo que permite un uso más eficiente de los locales.
Optimización del archivado: Mejora de la estructura de archivo, ya sea de documentos en papel o electrónicos (sistema Windows), para garantizar una gestión eficaz.
Acceso rápido : Búsqueda y acceso inmediatos a los documentos, mejorando la eficacia operativa.
Mayor seguridad : Estricto control de acceso y trazabilidad de las modificaciones para mejorar la seguridad de los documentos.
Cumplimiento normativo : Facilitar el cumplimiento de los requisitos legales y las normas mediante una gestión estructurada de los documentos.
Reducción de costes: Menores costes de impresión, envío y almacenamiento de documentos.
Colaboración mejorada: Comparte fácilmente documentos con compañeros, socios y clientes.
Sostenibilidad medioambiental: Reducción de la huella de carbono minimizando el uso de papel y recursos asociados.