Les outils GED et d’archivage électronique pensée pour les entreprises exigeantes 

La gestion documentaire électronique consiste à dématérialiser, classer, indexer, stocker et partager des documents numériques (courriers, contrats, e-mails, factures, fiches RH, etc.) via une plateforme logicielle unique. Ce système prend en charge la totalité du cycle de vie du document – de sa création à son archivage électronique – et intègre les notions de droits d’accès, de versioning, de traçabilité et de conformité légale.

Une solution de GED efficace va bien au-delà du simple stockage : elle automatise les processus de validation, sécurise les flux d’information, contrôle les accès selon les rôles, et permet une collaboration structurée au sein de l’entreprise.

Mettre en œuvre un logiciel GED dans votre organisation présente de nombreux avantages opérationnels et stratégiques.

Amélioration de la productivité : vos équipes gagnent un temps considérable grâce à la recherche documentaire instantanée, à l’indexation automatique, et à la suppression des tâches manuelles répétitives.

Réduction des risques : les règles de sécurité et de confidentialité sont renforcées, les accès sont maîtrisés et les actions sont tracées, ce qui permet de respecter les normes de conformité (RGPD, LPD, ISO…).

Processus optimisés : grâce à l’automatisation des tâches métier (traitement des factures, gestion RH, validation de contrats), vous accélérez les prises de décision et fluidifiez la circulation des documents.

Une meilleure collaboration : les membres de vos équipes peuvent interagir simultanément sur un même fichier, depuis différents lieux, en toute sécurité. Le travail collaboratif devient plus simple et plus efficace.

Les e-mails représentent aujourd’hui une part importante de la documentation professionnelle. Ils contiennent des informations clés, des décisions, des documents joints, des échanges contractuels ou des confirmations essentielles.

Dans une gestion électronique des documents bien structurée, les e-mails ne sont plus simplement archivés dans les boîtes personnelles des collaborateurs. Ils sont capturés automatiquement, indexés selon leur objet, leur émetteur ou leur contenu, et classés au bon endroit au sein du système GED.

Cette intégration permet :

• Une centralisation des échanges avec les clients, fournisseurs et partenaires

• Un accès rapide aux documents associés

• Une traçabilité conforme aux exigences légales

• Une réduction des doublons et des pertes d’information

Doc.SERIES propose des modules compatibles avec Outlook ou Gmail permettant de faciliter la gestion des e-mails au sein même de votre environnement documentaire.

L’archivage électronique est un pilier de toute stratégie de gestion documentaire. Il ne s’agit pas uniquement de stocker des fichiers, mais de garantir leur pérennité, leur lisibilité dans le temps, leur authenticité et leur valeur probante.

Une solution de GED conforme aux normes d’archivage électronique vous permet :

• D’archiver automatiquement les documents dans un format standardisé (PDF/A)

• D’assurer la conservation légale des documents sensibles pendant la durée requise

• De garantir que le contenu n’a pas été modifié

• De retrouver les documents archivés en quelques clics, même après plusieurs années

L’archivage électronique concerne aussi bien les factures que les contrats, les courriers, les documents RH ou les correspondances clients. Avec Doc.SERIES, chaque document est archivé selon des règles précises, avec un horodatage, un historique des versions et un contrôle strict des droits d’accès.

La modularité d’un logiciel GED permet de couvrir les besoins spécifiques de tous les départements :

• Pour la direction financière : traitement des factures fournisseurs, suivi des validations, rapprochement bancaire

• Pour les ressources humaines : gestion des dossiers collaborateurs, contrats de travail, bulletins de paie

• Pour le service juridique : versionnage des contrats, échéanciers, suivi des clauses

• Pour le service commercial : centralisation des documents clients, des offres et devis

• Pour le service administratif : circulation des courriers, accès aux documents officiels

• Pour la direction générale : pilotage des documents stratégiques et conformité

Doc.SERIES propose une suite complète d’outils pour répondre à l’ensemble des cas d’usage métier :

• Classement automatique basé sur l’intelligence artificielle

• Traitement des fichiers entrants (papier, fax, e-mails, PDF)

• Recherche sémantique et plein texte

• OCR pour reconnaissance des champs dans les documents scannés

• Signature électronique qualifiée

• Indexation intelligente

• Connexion à vos systèmes ERP, CRM et bureautique (Microsoft Office, Outlook)

• Application mobile pour accéder aux documents en déplacement

• Mises à jour automatiques et supervision centralisée

Chaque module (Doc.Import, Doc.Capture, Doc.VPrinter, Doc.Convert, Doc.Mobility, etc.) vient enrichir la solution pour la rendre plus souple, plus rapide et mieux intégrée à vos outils existants.

Un projet GED réussi repose sur une méthodologie claire et adaptée à votre structure. Doc.SERIES propose un accompagnement sur mesure à chaque étape :

• Analyse de vos besoins documentaires

• Conception du système et choix des fonctionnalités

• Paramétrage des règles de classement et de validation

• Import des documents existants

• Formation de vos collaborateurs

• Suivi post-installation et évolution des usages

La réussite d’un tel projet repose sur l’adhésion des utilisateurs, la clarté des processus, et la qualité du conseil. Nous mettons tout en œuvre pour garantir une prise en main simple, une intégration fluide et une amélioration tangible de votre organisation documentaire.

En intégrant une solution complète de gestion électronique des documents, votre entreprise gagne en productivité, en fluidité et en fiabilité. Vous créez un environnement de travail où l’information circule mieux, où les documents sont accessibles à tout moment, et où les équipes peuvent se concentrer sur leur cœur de métier.

Que vous soyez une PME, une collectivité, un grand groupe ou une structure en transformation, la GED représente aujourd’hui une composante incontournable de toute stratégie numérique.

Pour découvrir comment Doc.SERIES peut répondre à vos besoins spécifiques, améliorer votre gestion documentaire et simplifier vos processus, notre équipe est à votre disposition pour vous présenter une démonstration personnalisée et vous accompagner dans la mise en œuvre d’une solution adaptée à vos objectifs.