Archivage électronique : sécurisez et conservez vos documents numériques en toute conformité

Assurez la conservation fiable et légale de vos documents numériques avec une solution d’archivage électronique conforme, sécurisée et adaptée aux exigences suisses.

Pourquoi l’archivage électronique est indispensable aujourd’hui

Avec l’explosion du volume d’informations générées chaque jour par les entreprises, il devient essentiel de mettre en place une solution d’archivage électronique efficace. Conserver ses documents papier dans des armoires ou des entrepôts n’est plus viable, ni en termes de sécurité, ni en matière de conformité réglementaire.

Les entreprises font également face à des défis croissants : télétravail, audits, cybersécurité, protection des données sensibles. Dans ce contexte, la digitalisation ne suffit pas. Il faut garantir que les documents archivés numériquement soient accessibles, intègres, traçables et juridiquement fiables.

Une solution conforme, sécurisée et évolutive

Doc.SERIES vous permet de mettre en place un archivage électronique conforme, aligné avec les standards en vigueur en Suisse et en Europe :

• Normes PDF/A pour la conservation longue durée
• Traçabilité complète (horodatage, versioning, journal des accès)
• Sécurité renforcée : chiffrement, contrôle d’accès, sauvegarde redondée
• Conformité RGPD et ISO 14641 pour l’intégrité et la valeur probante

Que vous soyez une entreprise privée ou une administration publique, notre solution évolue avec vos besoins documentaires et vos exigences légales.

Fonctionnement de l’archivage électronique avec Doc.SERIES

Avec Doc.SERIES, l’archivage est un processus fluide, intégré à votre gestion documentaire. Voici comment cela fonctionne :

1. Indexation : les documents sont classés automatiquement selon vos critères (type, date, client, service…)
2. Archivage sécurisé : ils sont convertis si nécessaire au format PDF/A et stockés dans un espace sécurisé
3. Recherche intelligente : vous accédez en quelques clics à n’importe quel document, même archivé depuis plusieurs années
4. Traçabilité : chaque accès, modification ou suppression est journalisé

Notre module Doc.ECM prend en charge l’intégralité du cycle de vie documentaire, y compris l’archivage final.

Avantages pour votre entreprise

• Réduction des coûts liés à l’impression, au stockage physique et à la recherche manuelle
• Sécurité juridique : chaque document est conservé de manière fiable, certifiée et inviolable
• Automatisation des processus : archivage déclenché à la validation d’un document, classement intelligent, alertes
• Accessibilité immédiate : vos documents sont disponibles à tout moment, depuis n’importe quel appareil
• Collaboration simplifiée : partage sécurisé de documents archivés entre services ou partenaires externes

Pour quels besoins métiers ?

L’archivage électronique concerne tous les services d’une organisation. Voici quelques cas d’usage concrets :

• Ressources humaines : conservation légale des contrats de travail, fiches de paie, justificatifs RH
• Comptabilité et finance : archivage des factures, bilans, documents fiscaux avec valeur probante
• Juridique : contrats, accords, procès-verbaux signés, suivis d’échéances
• Qualité / ISO : conservation des procédures, manuels, audits internes

Chaque service peut archiver ses documents selon ses propres règles tout en respectant un cadre centralisé, sécurisé et conforme.

Faites confiance à Doc.SERIES pour votre archivage électronique

Doc.SERIES vous accompagne dans la mise en place d’un archivage électronique fiable, conforme et évolutif. Que vous débutiez votre transition numérique ou que vous cherchiez à moderniser un système existant, notre solution s’adapte à vos contraintes techniques, réglementaires et opérationnelles.

Avec nous, vous gagnez en sérénité, en productivité et en conformité.

Contactez notre équipe pour une démonstration gratuite et découvrez comment simplifier et sécuriser l’archivage de vos documents numériques.