Archivo electrónico: proteja sus documentos digitales y cumpla la normativa

Garantice la conservación fiable y legal de sus documentos digitales con una solución de archivado electrónico conforme, segura y adaptada a las exigencias suizas.

Por qué el archivo electrónico es esencial hoy en día

Con la explosión del volumen de información que generan las empresas cada día, se hace imprescindible implantar una solución eficaz de archivo electrónico. Guardar documentos en papel en armarios o almacenes ya no es viable, ni por seguridad ni por cumplimiento de la normativa.

Las empresas también se enfrentan a retos cada vez mayores: teletrabajo, auditorías, ciberseguridad, protección de datos sensibles. En este contexto, la digitalización no es suficiente. Hay que garantizar que los documentos archivados digitalmente sean accesibles, completos, trazables y jurídicamente fiables.

Una solución conforme, segura y ampliable

Doc.SERIES le permite establecer un archivo electrónico conforme a las normas vigentes en Suiza y Europa:

• Estándares PDF/A para almacenamiento a largo plazo
• Trazabilidad completa (sellado de tiempo, control de versiones, registro de acceso)
• Mayor seguridad: cifrado, control de acceso, copia de seguridad redundante
• Cumplimiento del RGPD y de la norma ISO 14641 en materia de integridad y valor probatorio

Tanto si es una empresa privada como una autoridad pública, nuestra solución evoluciona con sus necesidades documentales y requisitos legales.

Cómo funciona el archivo electrónico con Doc.SERIES

Con Doc.SERIES, el archivado es un proceso fluido, integrado en su gestión documental. Así es como funciona:

1. Indexación: los documentos se clasifican automáticamente según sus criterios (tipo, fecha, cliente, departamento, etc.)
2. Archivo seguro: si es necesario, se convierten a formato PDF/A y se almacenan en un lugar seguro.
3. Búsqueda inteligente: con unos pocos clics puede acceder a cualquier documento, incluso a los archivados hace varios años.
4. Trazabilidad: cada acceso, modificación o supresión se registra

Nuestro módulo Doc.ECM soporta todo el ciclo de vida de los documentos, incluido el archivado final.

Ventajas para su empresa

• Reducción de los costes de impresión, almacenamiento físico y búsqueda manual
• Seguridad jurídica: cada documento se almacena de forma fiable, certificada y a prueba de manipulaciones.
• Automatización de procesos: archivado activado por validación de documentos, archivado inteligente, alertas, etc.
• Acceso inmediato: sus documentos están disponibles en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
• Colaboración simplificada: compartición segura de documentos archivados entre departamentos o socios externos.

¿Cuáles son las necesidades de su empresa?

El archivo electrónico afecta a todos los departamentos de una organización. He aquí algunos ejemplos prácticos:

• Recursos humanos: conservación legal de contratos de trabajo, nóminas, recibos de RRHH, etc.
• Contabilidad y finanzas: archivo de facturas, balances y documentos fiscales con valor probatorio
• Jurídico: contratos, acuerdos, actas firmadas, seguimiento de plazos
• Calidad / ISO: conservación de procedimientos, manuales, auditorías internas

Cada departamento puede archivar sus documentos según sus propias normas, respetando al mismo tiempo un marco centralizado, seguro y conforme.

Confíe en Doc.SERIES para su archivo electrónico

Doc.SERIES puede ayudarle a establecer un archivo electrónico fiable, conforme a la normativa y escalable. Tanto si acaba de iniciar su transición digital como si desea modernizar un sistema existente, nuestra solución se adapta a sus limitaciones técnicas, normativas y operativas.

Con nosotros, ganará en tranquilidad, productividad y cumplimiento de la normativa.

Póngase en contacto con nuestro equipo para una demostración gratuita y descubra cómo simplificar y proteger el archivado de sus documentos digitales.