Gestion des documents généraux
La gestion des documents généraux est un pilier fondamental de la structure interne de toute entreprise. Elle permet d’organiser, stocker, et retrouver de manière aisée des documents administratifs au sein d’une bibliothèque numérique. Ces documents englobent ceux qui ne sont pas intégrés dans des flux de travail spécifiques, tels que les factures des fournisseurs, les dossiers RH, les contrats, etc. Dans le contexte d’un monde de plus en plus numérique, la Gestion Électronique de Documents (GED) représente le chemin incontournable vers une gestion documentaire efficace et sécurisée. Elle se révèle comme un atout de premier plan pour garantir une traçabilité optimale, une accessibilité améliorée, et un gain de temps considérable.
Présentation
La GED transforme les documents papier en fichiers numériques, tout en prenant en charge ceux qui sont déjà sous forme numérique, créant ainsi une bibliothèque numérique bien organisée. Elle fait usage de technologies avancées, telles que l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), pour faciliter la recherche et l’accès aux documents. Grâce à des mécanismes de gestion des versions, de contrôle d’accès et d’audit, la GED garantit l’intégrité et la confidentialité des documents. De plus, elle favorise la collaboration à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise en simplifiant le partage de documents et la collecte de signatures électroniques. L’implémentation d’un système de GED pour les documents généraux modernise la gestion documentaire et soutient la conformité réglementaire.
Avantages de la GED pour les documents généraux
Optimisation de l’espace : Réduction de l’espace nécessaire au stockage physique, permettant une utilisation plus efficace des locaux
Optimisation du classement : Amélioration de la structure de classement, que ce soit pour les documents papier ou électroniques (système Windows), afin d’obtenir une gestion performante.
Accès rapide : Recherche et accès immédiats aux documents, ce qui améliore l’efficacité opérationnelle.
Sécurité renforcée : Contrôle strict des accès et traçabilité des modifications pour une meilleure sécurité des documents.
Conformité réglementaire : Facilitation de la conformité aux exigences légales et normatives grâce à une gestion documentaire structurée.
Réduction des coûts : Baisse des coûts liés à l’impression, à l’envoi, et au stockage des documents.
Collaboration améliorée : Partage aisé des documents avec les collègues, les partenaires, et les clients.
Durabilité environnementale : Réduction de l’empreinte carbone en minimisant l’utilisation du papier et des ressources associées.