Ahorre tiempo y reduzca costes con la gestión de documentos basada en IA
Gestión electrónica de documentos: herramientas de GED y archivo electrónico diseñadas para empresas exigentes
Con Doc.SERIES, entre en una nueva era de la gestión de documentos. Definición: la gestión electrónica de documentos (GED) hace referencia a todos los procesos y herramientas utilizados para adquirir, indexar, almacenar, distribuir y gestionar documentos digitales dentro de una organización. En inglés, electronic document management (EDM) o document management system (DMS). Nuestra plataforma modular y ágil ofrece una solución llave en mano para la gestión de documentos electrónicos, optimizando el procesamiento de todos sus documentos, ya sean fotocopias, archivos digitales, impresiones o archivos. Se acabaron las tediosas búsquedas y archivados manuales: gracias a su tecnología de Inteligencia Artificial incorporada, Doc.SERIES puede reconocer automáticamente cada tipo de documento, organizar su contenido e incluso permitirle interactuar con él mediante chatAI. Esta solución de gestión electrónica de documentos facilita la transformación digital y la desmaterialización de sus procesos documentales.
Más de 1000 clientes satisfechos ⭐⭐⭐⭐⭐
Aumente la eficacia con la SERIE Doc.
Clasificación automática inteligente
Gracias a la inteligencia artificial, Doc.SERIES reconoce y clasifica automáticamente sus documentos digitales, lo que facilita su archivo electrónico y su tratamiento.
Búsqueda ultrarrápida
Encuentre el archivo adecuado al instante con un potente motor de búsqueda EDM diseñado para entornos empresariales exigentes. Puede buscar por palabra clave, y la indexación de palabras clave facilita las búsquedas avanzadas. Estas funciones le permiten realizar búsquedas rápidas y precisas mediante palabras clave.
chatAI integrado
Interactúe directamente con sus documentos mediante chatAI: formule sus preguntas en lenguaje natural y acceda inmediatamente a la información pertinente.
Flujos de trabajo personalizados y circulación automatizada
Modele sus procesos empresariales y automatice la distribución de documentos de acuerdo con sus normas internas, para una gestión fluida y conforme a la normativa. Los flujos de trabajo garantizan que cada documento se encamine automáticamente a su destino adecuado dentro de la organización, garantizando un procesamiento óptimo y seguro.
Más de 1.000 empresas confían en nosotros para gestionar sus documentos.
Reducir significativamente los costes de procesamiento y archivo
Las soluciones Doc.SERIES refuerzan la seguridad de la información, mejoran la productividad de sus equipos y reducen significativamente los costes asociados al tratamiento de documentos y al archivo electrónico. Es esencial controlar el coste global de la gestión documental apostando por la desmaterialización y la automatización, para optimizar el retorno de la inversión y controlar mejor los gastos asociados a la conservación y gestión de los flujos documentales. Con la gestión automatizada de documentos, puede ahorrar tiempo, reducir errores y optimizar cada etapa del ciclo de vida de los documentos de su empresa.
Centralice, digitalice y automatice todos sus procesos
Doc.SERIES ofrece soluciones modulares adaptadas a cada departamento de su organización -contable, RRHH, jurídico o administrativo- para liberarle de las tareas manuales asociadas al tratamiento de documentos. Gracias a la gestión documental inteligente, podrá centralizar, digitalizar y automatizar todos sus procesos con facilidad.
Nuestras soluciones para optimizar su gestión documental
Gestión electrónica de facturas de proveedores
Gestión del correo electrónico
Gestión electrónica de expedientes de clientes
Gestión electrónica de los expedientes de Recursos Humanos
Gestión electrónica de los expedientes generales
Gestión electrónica de contratos
Nuestros productos para la gestión electrónica de documentos
Doc.Series le ofrece una gama completa de software dedicado a la gestión electrónica de documentos, que responde a las necesidades de automatización, centralización y seguridad de los flujos de información.
Las soluciones van desde el escaneado de documentos en papel con reconocimiento automático de información hasta la consulta de documentos desde su smartphone. También incluyen flujos de trabajo de validación, firmas con valor probatorio, documentos compartidos internos o externos, trazabilidad, gestión de versiones, gestión de documentos de autoedición y gestión de documentos digitalizados.
Doc.ECM
Doc.ECM proporciona una gestión perfecta de todos sus documentos. Sus principales funciones incluyen el reconocimiento automático de documentos, la búsqueda de texto completo, la gestión de flujos de trabajo y herramientas avanzadas de colaboración. La solución le permite optimizar sus procesos documentales, gestionar la distribución y el ciclo de vida de los documentos, al tiempo que maneja todos los aspectos colaborativos de la información y gestiona con precisión los derechos de acceso y la confidencialidad.
Doc.Captura
Doc.Capture automatiza y acelera los procesos de escaneado. La solución separa los documentos, reconoce automáticamente los campos y exporta los documentos en formato PDF, con la posibilidad de buscar dentro de los documentos. La solución puede combinarse con otras soluciones del mercado.
Doc.Escritorio
Doc.Desktop le permite enviar sus documentos directamente a EDM (Electronic Document Management) desde el escritorio de Windows, de forma individual o masiva, mediante una sencilla operación de arrastrar y soltar. Permite combinar documentos y convertir archivos en PDF y PDF/A, o enviarlos en su formato nativo. De este modo, los documentos pueden enviarse o almacenarse en la forma que mejor se adapte a las necesidades de los usuarios, lo que facilita su uso y distribución.
Oficina Doc.
Doc.Office permite que sus aplicaciones de MS Office (Word, Excel, PowerPoint y Outlook) indexen automáticamente sus documentos basándose en sus propiedades o en la información de los formularios de Word y, a continuación, los envíen al EDM. La solución puede fusionar y convertir documentos en archivos PDF/A o dejarlos en su formato nativo.
Doc.Movilidad
Doc.Mobility es una aplicación para smartphones (iOS y Android) que le permite conectar su dispositivo móvil a su sistema de gestión electrónica de documentos para visualizar, validar, comentar y firmar sus documentos. Este módulo le permite trabajar cómodamente mientras se desplaza. Además, la aplicación Doc.Mobility está disponible en varios idiomas para satisfacer las necesidades de los clientes internacionales.
Doc.Convertir
La solución permite a las empresas convertir archivos al formato deseado. Esta solución le permite realizar el tratamiento en masa de unos cientos a varios millones de documentos, así como el tratamiento unitario. Puede convertir sus archivos de imagen en PDF y PDF/A a texto completo.
Doc.Import
Archivo automático de sus documentos a partir de directorios Windows supervisados. Permite recuperar datos o insertar documentos en masa desde directorios, sistemas de almacenamiento y/o archivos xml y csv.
Doc.VPrinter
Doc.VPrinter es una impresora virtual que permite capturar los flujos de impresión e insertarlos directamente en el EDM tras una indexación automática o manual. Los documentos se escanean y se transforman en documentos PDF utilizando la norma de archivo PDF/A.
Conector
Integración
El ciclo de vida del documento: de la creación al archivo
En cualquier organización, la gestión electrónica de documentos (GED) se basa en un ciclo de vida estructurado que garantiza el control y la seguridad de la información en todas las etapas. Desde el momento en que se crea un documento, EDM permite automatizar su archivo, garantizar su revisión en colaboración y, a continuación, facilitar su aprobación y distribución a los miembros interesados. Gracias a funcionalidades avanzadas, cada documento sigue un proceso definido, limitando los errores y optimizando la circulación de la información.
La implantación de una solución de gestión electrónica de documentos simplifica considerablemente estos procesos. Los sistemas de GED ofrecen herramientas de alto rendimiento para la digitalización, la indexación, el almacenamiento seguro y la recuperación rápida de documentos. El archivado inteligente, basado en metadatos, permite encontrar instantáneamente la información buscada, garantizando al mismo tiempo la trazabilidad y la conformidad de los flujos documentales. Por último, el archivo electrónico garantiza la conservación de los documentos según las normas vigentes, controlando al mismo tiempo los costes asociados al almacenamiento y a la gestión manual. De este modo, se optimizan todas las etapas del ciclo de vida de los documentos, para una gestión fluida, segura y rentable dentro de la organización.
Seguridad y conformidad: proteja sus datos sensibles
La seguridad de los documentos y el cumplimiento de la normativa son preocupaciones clave para las empresas modernas. Una solución de gestión electrónica de documentos (GED) de alto rendimiento debe incorporar funciones de seguridad avanzadas, como autenticación de usuarios, gestión precisa de los derechos de acceso, cifrado de datos y copias de seguridad periódicas de la información. Estas funciones protegen los documentos contra el acceso no autorizado, la pérdida accidental y el riesgo de ciberataques.
La aplicación de normas estrictas de gestión de documentos y procedimientos de seguridad también garantiza el cumplimiento de las normas vigentes, como el RGPD o las normas sectoriales. Un sistema de GED conforme garantiza la trazabilidad de las acciones, la integridad de los documentos y el cumplimiento de los plazos legales de conservación. Adoptando la solución adecuada, las empresas pueden proteger sus datos sensibles, reducir riesgos y aumentar la confianza de sus clientes y socios.
Tendencias en electroerosión: innovación y futuro
El sector de la gestión documental está experimentando una rápida transformación, impulsada por la innovación tecnológica. Las soluciones de GED están evolucionando hacia plataformas en la nube, que ofrecen mayor accesibilidad, escalabilidad a medida y costes de infraestructura reducidos. La integración de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático está permitiendo automatizar el procesamiento de documentos, mejorar el reconocimiento de contenidos y optimizar los procesos empresariales.
La movilidad también está en el centro de las nuevas expectativas, con aplicaciones de gestión electrónica de documentos accesibles en teléfonos inteligentes y tabletas, que fomentan el trabajo colaborativo a distancia. Además, el Internet de las Cosas (IoT) y la realidad aumentada están abriendo nuevas posibilidades para gestionar y distribuir la información dentro de las organizaciones. Si se mantienen al día de estas tendencias, las empresas pueden impulsar la productividad, mejorar la seguridad de los datos y controlar los costes, al tiempo que ofrecen a sus equipos herramientas de colaboración innovadoras y de alto rendimiento.
Asistencia y formación: para que su proyecto EDM sea un éxito
El éxito de un proyecto de gestión electrónica de documentos depende de un apoyo personalizado y de una formación adecuada del equipo. Desde la fase de implantación, es esencial definir claramente los procesos, configurar el sistema en función de las necesidades de la organización y garantizar una migración fluida de los documentos existentes. Un apoyo a medida ayuda a eliminar cualquier obstáculo al cambio y garantiza una rápida adopción de la solución.
La formación de los empleados es una palanca clave para aprovechar plenamente las funcionalidades del sistema EDM. Las sesiones prácticas, los talleres interactivos y el apoyo continuo permiten a los equipos dominar las herramientas, optimizar su productividad y reducir los costes asociados a la gestión de documentos. Al invertir en apoyo y formación, las empresas pueden garantizar una gestión eficaz de sus documentos, una mejora de su organización interna y un uso duradero de sus recursos de información.
¿Está listo para simplificar la gestión de sus documentos?
¿Por qué la gestión electrónica de documentos es hoy una palanca estratégica para las empresas?
La gestión electrónica de documentos (GED) es mucho más que una simple herramienta informática: es un auténtico sistema de gestión documental, diseñado para que cualquier empresa, sea cual sea su tamaño o actividad, pueda estructurar, centralizar, procesar y distribuir todos sus documentos empresariales de forma fluida, colaborativa y segura. La GED se inscribe así en un enfoque global de desmaterialización de los procesos documentales, esencial para la transformación digital de las organizaciones.
Al implantar una solución como Doc.SERIES, su organización puede automatizar los flujos de documentos, mejorar la productividad de los empleados y aumentar la seguridad de la información, al tiempo que reduce los errores y cumple las normas vigentes.
¿Qué es un sistema de gestión electrónica de documentos (SGED)?
La gestión electrónica de documentos consiste en desmaterializar, clasificar, indexar, almacenar y compartir documentos digitales (cartas, contratos, correos electrónicos, facturas, formularios de RRHH, etc.) a través de una única plataforma de software. Este sistema se basa en un proceso estructurado que incluye la adquisición, indexación, almacenamiento y distribución de la información, garantizando una gestión eficaz y metódica de los documentos digitales. Gestiona todo el ciclo de vida de los documentos -desde su creación hasta su archivo electrónico- e incorpora los conceptos de derechos de acceso, control de versiones, trazabilidad y cumplimiento de la legislación.
Una solución EDM eficaz va mucho más allá del simple almacenamiento: automatiza los procesos de validación, asegura los flujos de información, controla el acceso en función de las funciones y permite una colaboración estructurada dentro de la empresa.
Ventajas concretas de la gestión electrónica para su organización
Implantar un software de GED en su organización ofrece una serie de ventajas operativas y estratégicas.
Mejora de la productividad: sus equipos ahorrarán mucho tiempo gracias a la búsqueda instantánea de documentos, la indexación automática y la eliminación de tareas manuales repetitivas.
Reducción de riesgos: se refuerzan las normas de seguridad y confidencialidad, se controla el acceso y se realiza un seguimiento de las acciones, lo que permite cumplir las normas (RGPD, LPD, ISO, etc.).
Procesos optimizados: gracias a la automatización de las tareas empresariales (procesamiento de facturas, gestión de RRHH, validación de contratos), puede acelerar la toma de decisiones y agilizar la circulación de documentos.
Mejor colaboración: los miembros de su equipo pueden interactuar simultáneamente sobre el mismo archivo, desde distintos lugares y con total seguridad. El trabajo colaborativo se vuelve más sencillo y eficaz.
El papel central del correo electrónico en un proyecto de GED
¿Qué es un sistema de gestión electrónica de documentos (SGED)?
El papel central del correo electrónico en un proyecto de GED
Los correos electrónicos representan actualmente una parte importante de la documentación empresarial. Contienen información clave, decisiones, documentos adjuntos, intercambios contractuales o confirmaciones esenciales.
Con una gestión electrónica de documentos bien estructurada, los correos electrónicos ya no se archivan simplemente en las bandejas de entrada personales de los empleados. Se capturan automáticamente, se indexan por asunto, remitente o contenido y se archivan en el lugar adecuado dentro del sistema de GED.
Esta integración permite :
Intercambios centralizados con clientes, proveedores y socios
Acceso rápido a documentos relacionados
Trazabilidad conforme a los requisitos legales
Reducción de la duplicación y la pérdida de información
Doc.SERIES ofrece módulos compatibles con Outlook o Gmail para facilitar la gestión del correo electrónico en su entorno documental.
Archivo electrónico: un componente esencial de la GED
El archivo electrónico es la piedra angular de cualquier estrategia de gestión de documentos. No se trata sólo de almacenar archivos, sino de garantizar su durabilidad, legibilidad en el tiempo, autenticidad y valor probatorio.
Con una solución de GED que cumpla las normas de archivo electrónico, podrá :
- Archivo automático de documentos en un formato normalizado (PDF/A)
- Garantizar que los documentos sensibles se conservan legalmente durante el tiempo requerido.
- Garantizar que el contenido no ha sido modificado
- Recupere documentos archivados en unos pocos clics, incluso después de varios años
El archivado electrónico abarca facturas, contratos, cartas, documentos de RRHH y correspondencia con clientes. Con Doc.SERIES, cada documento se archiva según normas precisas, con sellado de tiempo, historial de versiones y un estricto control de los derechos de acceso.
Una solución para cada departamento de la empresa
La modularidad del software EDM permite responder a las necesidades específicas de todos los departamentos:
Para el Departamento Financiero: tramitación de las facturas de los proveedores, seguimiento de las aprobaciones, conciliación bancaria
Recursos humanos: gestión de los expedientes de los empleados, contratos de trabajo, nóminas, etc.
Para el departamento jurídico: versionado de contratos, calendarios, seguimiento de cláusulas
Para el departamento de ventas: centralización de documentos de clientes, ofertas y presupuestos.
Para el departamento administrativo: tráfico de correo, acceso a documentos oficiales
Para la Dirección General: dirección de documentos estratégicos y cumplimiento
Funciones avanzadas para una electroerosión inteligente y de alto rendimiento
Doc.SERIES ofrece un conjunto completo de herramientas para satisfacer todos los casos de uso empresarial:
Clasificación automática basada en inteligencia artificial
Procesamiento de archivos entrantes (papel, fax, correo electrónico, PDF)
Búsqueda semántica y de texto completo
OCR para el reconocimiento de campos en documentos escaneados
Firma electrónica reconocida
Indexación inteligente
Conexión a sus sistemas ERP, CRM y ofimáticos (Microsoft Office, Outlook)
Aplicación móvil para acceder a documentos sobre la marcha
Actualizaciones automáticas y supervisión centralizada
Cada módulo (Doc.Import, Doc.Capture, Doc.VPrinter, Doc.Convert, Doc.Mobility, etc.) mejora la solución, haciéndola más flexible, rápida y mejor integrada con sus herramientas existentes.
Aplicación progresiva, apoyada y personalizada
El éxito de un proyecto de GED se basa en una metodología clara y adaptada a su organización. Doc.SERIES ofrece apoyo a medida en cada fase:
Análisis de sus necesidades de documentación
Diseño del sistema y elección de funciones
Establecimiento de reglas de clasificación y validación
Importar documentos existentes
Formación del personal
Control posterior a la instalación y cambios en el uso
El éxito de un proyecto de este tipo depende del compromiso de los usuarios, la claridad de los procesos y la calidad del asesoramiento. Hacemos todo lo posible para que se ponga en marcha rápidamente, se integre sin problemas y consiga mejoras tangibles en la organización de sus documentos.
Convierta la gestión de documentos en un motor de rendimiento
Al integrar una solución completa de gestión electrónica de documentos, su empresa será más productiva, más fluida y más fiable. Creará un entorno de trabajo en el que la información fluirá con mayor libertad, los documentos estarán accesibles en todo momento y los equipos podrán concentrarse en su actividad principal.
Ya sea una PYME, una autoridad local, un gran grupo o una organización en proceso de transformación, la GED es ahora un componente esencial de cualquier estrategia digital.
Para saber cómo Doc.SERIES puede responder a sus necesidades específicas, mejorar su gestión documental y simplificar sus procesos, nuestro equipo está a su disposición para hacerle una demostración personalizada y ayudarle a implantar una solución adaptada a sus objetivos.